Sous Access, une requête paramétrée ouvre, chaque fois qu'elle est lancée, une boîte de dialogue permettant de définir interactivement les différents critères.

Y recourir évite par conséquent de devoir modifier la requête, lorsque l'on désire changer le moindre critère de sélection. Pour créer un tel type de requête :

• La première partie du travail se déroule sous Access. Commencez donc par y élaborer une requête. Chargez la base de données concernée, en demandant la création d?une nouvelle requête (onglet Requête puis bouton Nouveau) ensuite, choisissez la table que vous souhaitez.
  
• Placez les champs à récupérer dans la fusion sur la grille, en les glissant avec la souris. Ensuite, à la rubrique Critères du champ à filtrer interactivement, entrez un texte (différent du nom du champ) entre crochets. Par exemple : [Saisissez le numéro de client SVP]. Exécutez la requête. Une boîte de dialogue demande à l'utilisateur d'entrer son critère. Sauvegardez.

Cela fait, pour utiliser une telle requête dans Word, suivez maintenant la procédure suivante :

• En premier lieu, rendez-vous dans le menu Outils/Fusion et publipostage. Créez le document principal (en cliquant sur le bouton Créer puis en choisissant une option comme « Lettres types ») et cliquez sur le bouton Obtenir les données. Choisissez Ouvrir une source de données au sein de ladite liste.

  Dans la boîte de dialogue d'ouverture de fichiers, sélectionnez Base de données Access dans la liste des types de fichiers et cherchez la base concernée. Une nouvelle boîte vous demande alors le mode d'échange des données. Optez pour DDE (qui est d'ailleurs sélectionné par défaut).

  Une autre boîte de dialogue apparaît, avec deux onglets : Tables et Requêtes. Choisissez le second puis cliquez sur le nom de votre requête paramétrée.

Access ouvre aussitôt la boîte de saisie des paramètres. Remplissez-la, validez et retournez à la création de votre document principal.

Word prendra en compte les paramètres saisis lors de la fusion.