Avec Excel 2000, Microsoft propose d'accéder à des fonctions décisionnelles et de manipuler des données depuis Internet Explorer 5.0.

À l'instar des autres applications estampillées Office 2000, les innovations fonctionnelles d'Excel 2000 portent essentiellement sur l'intégration d'Internet “à la sauce Microsoft” et sur l'accès à des cubes de données décisionnels. Quelques petites retouches ont été apportées à l'ensemble - sans pour autant révolutionner cet outil qui, dans sa version 97, avait déjà atteint un haut niveau de maturité.

Internet au cœur d'Excel

Comme pour les autres applications de la suite Office 2000, Internet est au rendez-vous. L'innovation majeure passe par des extensions (ActiveX) supportées seulement par les versions 4.01 et 5.0 d'Internet Explorer. Autrement dit, la solution proposée ici est tout sauf standard. Avant toute publication de données sur Internet, il est permis (à l'instar de l'impression) de prévisualiser la totalité d'un classeur sous Internet Explorer.

L'objectif de la publication de données sur Internet est avant tout de rendre l'information accessible. Cet accès à l'information peut être complété par des options d'interactivité. Celles-ci vous permettent d'accéder à un ensemble de fonctions d'Excel depuis votre navigateur Internet Explorer, comme si vous étiez dans l'application d'origine. Mais seulement en apparence. Car si vous pouvez effectuer diverses modifications depuis votre feuille de calcul publiée sur Internet, celles-ci ne valent que pour votre session de travail. En clair, vous pouvez modifier l'intégralité des données, mais vos modifications ne seront pas sauvegardées… Pour contourner cette limite, vous pouvez utiliser la fonction d'exportation Excel. Autrement dit, pour modifier utilement une feuille de calcul en tirant parti d'Internet, autant utiliser un e-mail et envoyer votre feuille en fichier attaché.

Le réel intérêt de cette publication de données repose sur la possibilité de rendre accessible n'importe quelle information depuis le Net. Mieux, les options d'interactivité vous permettent par exemple de manipuler un tableau croisé dynamique (voir plus loin leur intérêt) ou encore de trier un ensemble de données. C'est donc en la matière une entrée séduisante mais limitée et propriétaire, donc allant à l'encontre de la philosophie d'Internet.

Objectif décisionnel

Avec cette version 2000 d'Excel, Microsoft a misé sur le décisionnel. Il ne s'agit pas ici de remplacer les outils proposés par les ténors de ce domaine, mais d'apporter quelques éclairages nouveaux au sein des feuilles de calcul. Ces dernières, au bout du compte, finissent par ressembler à de vraies usines à gaz, faute d'outils adaptés… Depuis plusieurs années, Microsoft tente de démontrer que les informations manipulées au sein d'Excel peuvent provenir de sources de données externes. Ces sources sont aujourd'hui ouvertes à tous les formats de données. Il peut s'agir de simples listes de données comme de bases plus évoluées. Concrètement, vous pouvez manipuler des données issues de Microsoft SQL 7.0, mais également de tout autre type de bases de données relationnelles compatibles OLE DB. Cela n'a rien de nouveau; ce qui l'est plus, c'est le format multidimensionnel OLE DB pour OLAP proposé. Microsoft n'est bien entendu pas innocent dans cette ouverture.

Les services OLAP de Microsoft SQL Server sont là pour compléter à merveille l'offre maison. Cette extension de SQL Server permet ainsi de hiérarchiser les données au sein d'une base de données afin de créer des cubes de données à plusieurs dimensions. Imaginez deux minutes que vous soyez à la tête d'une manufacture de vêtements. Ce qui vous intéresse, c'est d'établir la liste par revendeur, par région, par mois et par ligne de produits de vos meilleures ventes. Avec des cubes de données, rien n'est plus simple. Mais il est vrai aussi que ces dimensions peuvent également être gérées depuis de simples bases de données. Et là encore, rien de nouveau sous le soleil.

Microsoft a en revanche apporté un peu plus d'intelligence dans la manipulation de ces données, à l'aide des tableaux croisés dynamiques.

Jusque là, les tableaux croisés dynamiques d'Excel restaient cantonnés à la sélection d'informations depuis un assistant ; Excel 2000 propose d'aller un peu plus loin. Une fois l'étape de l'assistant passée pour sélectionner les données à représenter et leur origine, il est dorénavant permis de manipuler aisément l'ensemble des données depuis la feuille de calcul. Toutes les dimensions sont affichées sur une palette d'outils ; depuis celle-ci, on peut également accéder à l'ensemble des fonctions multidimensionnelles.

Entre autres nouveautés, les tableaux croisés dynamiques peuvent être représentés graphiquement. Comme pour les tableaux, les graphes de données dynamiques peuvent être manipulés aisément depuis la feuille de calcul. Enfin, signalons que divers formats prédéfinis vous permettent de mettre en forme vos tableaux croisés. Et si vous êtes de ceux qui manipulent les données dans tous les sens, l'idée est grandiose.

Une interface utilisateur améliorée

Les petites améliorations de l'interface utilisateur sont à la fois d'ordre esthétique et pratique. Mais elles ne sauraient en aucun cas justifier le passage de la version 97 à Excel 2000. Petite démonstration pratique.

La seule nouveauté visuelle porte sur la sélection de plages de cellules. Celle-ci s'effectue aujourd'hui par transparence ; les données ne sont plus noircies durant leur sélection. C'est du détail, mais c'est visuellement très agréable. Côté pratique, la recopie incrémentale des données est maintenant étendue; le principe n'est pas nouveau. Jusqu'à présent, il était possible de saisir par exemple une plage de cellules allant de “janvier” à “décembre” en ne saisissant que janvier et février. Il suffisait ensuite de sélectionner les deux cellules janvier et février, puis d'étirer la sélection jusqu'à ce qu'apparaissent tous les mois, et ce jusqu'à décembre. Aujourd'hui, ce principe est étendu aux formules. Cela revient dans les faits à effectuer différemment un Copier-Coller de formules dites relatives. Cela ne fait donc pas fondamentalement gagner du temps.

An 2000 et euro

Les aspects an 2000 et euro font bien entendu partie de cette nouvelle mouture d'Excel. Si la version 97 supporte l'an 2000, les formats de cellules ne permettent pas de saisir par défaut des dates de type 20/02/2000. Mais depuis plusieurs mois, Microsoft propose un assistant intitulé “Assistant définition de date pour Microsoft Excel 97” (en téléchargement à l'adresse www.microsoft.com/france/download/office.htm). Cet outil propose plusieurs fonctions. La première modifie au sein d'une feuille de calcul les dates du type 01/01/00 en 01/01/2000. La seconde délivre un rapport détaillé sur les données modifiées dans votre feuille de calcul. Enfin, cette macro complémentaire définit pour vous plusieurs nouveaux formats de données personnalisés. Dès lors, l'année peut être définie facilement avec quatre chiffres. C'est donc fort logiquement que ces nouveaux formats de dates sont proposés en standard dans Excel 2000 !

Côté euro, Excel 2000 innove. Mais attention ici à ne pas confondre la gestion de l'euro (c'est-à-dire le support de la devise) avec le support de l'euro, à savoir la gestion du sigle affiché par une police de caractères. Ladite police est gérée par le système d'exploitation. Windows 98 ne pose pas de problème; en revanche, si vous utilisez Excel 2000 avec Windows 95, vous devrez quoi qu'il arrive mettre à jour votre système (à l'adresse www.microsoft.com/france/download/servpack.htm#exploitation). Cette mise à jour permet de supporter l'euro avec les polices Arial, Arial Black, Comic Sans MS, Courier New, Impact, MS Sans Serif, Tahoma, Times New Roman et Verdana.

La gestion de l'euro proposée avec Excel 2000 se présente sous la forme d'une petite barre d'outils intitulée “EuroView”, depuis laquelle vous pouvez afficher la conversion d'une valeur en francs en euros (ou dans une autre devise de la zone euro). Cette fonction est déjà proposée depuis plusieurs mois par des sociétés tierces, sous la forme de macrocommandes pour la version 97 d'Excel. Ce n'est donc en aucun cas pour profiter de ces deux nouveautés (gestion des dates et du sigle euro) que l'on passera de la version 97 à la mouture 2000.

Une fonction graphique décevante

Pour clore notre chapitre Excel, signalons que Microsoft annonce avoir amélioré sa fonction graphique. Mais de ce côté, il y a beaucoup à revoir… Ainsi, la création des nuages de points n'a pas été modifiée. Vous ne pouvez toujours pas avoir pour chaque point une étiquette autre que la valeur de l'une des coordonnées du point.

Pour contourner cette limite, il faut utiliser une macro fournie dans les tablettes du support technique de Microsoft. Au niveau ergonomie, on peut faire plus simple !